Ein schlaues Tool für die Prozess-Aufnahme: Der Prozess-Steckbrief
Vor und während der Prozess-Erhebung ist ein Prozess-Steckbrief ein sehr effizientes Mittel und bieten eine bisher häufig unterschätzte Möglichkeit, Flüchtigkeitsfehler bei der Vorbereitung und Durchführung der Erhebung von Prozessen zu vermeiden.
Die richtigen Fragen um die Prozess-Erhebung im Blick zu behalten
„Oh, das hätten wir im Workshop die Teilnehmer auch noch fragen müssen“ hört man immer wieder. Das kann natürlich passieren. Und es passiert auch uns! Aber wir werden besser. Aus diesem Grund ist es hilfreich, wenn man sich vor dem Workshop ein paar Gedanken notiert.
Folgende Fragen sollten dabei geklärt werden:
1. Zielsetzung: Was wollen wir im Workshop erfahren?
„Wir wollen erfahren, wie der Prozess läuft“ ist hier zu unpräzise. Eine klarere Zielsetzung des Workshops sollte definiert werden!
2. Erwartungshaltung und Praxisbezug: Wenn wir erfahren haben, was wir wissen wollen, was machen wir dann eigentlich damit?
„Wir erheben das erstmal und dann schauen wir mal“ sorgt meist für Verunsicherung bei Workshop-Teilnehmern. Definieren Sie die konkreten nächsten Schritte!
Wenn wir uns die Frage stellen, was wir alles im Workshop erheben wollen, fallen uns aus der Erfahrung heraus natürlich eine Menge Punkte ein. Wir empfehlen Euch einen strukturierten Ansatz, damit ihr keine wichtigen Aspekte aus den Augen verliert.
Strukturiert ans Werk mit der Prozess-Steckbrief-Vorlage
Aus unseren Erfahrungen heraus, haben wir eine Prozess-Steckbrief-Vorlage erstellt. Dieser kann ein wichtiges Hilfsmittel für die Vorbereitung und Durchführung von Prozess-Workshops sein. Er umfasst 25 Attribute, die über das eigentliche BPMN-Modell hinausgehen. Jedes Attribut wird mit erklärenden Fragen ergänzt. Wenn wir einen Workshop durchführen, markieren wir beispielsweise die Informationselemente gelb, an denen wir Interesse haben.
Führen wir den Workshop durch, fallen uns diese Elemente dann gleich ins Auge. Haben wir die Informationen erhalten, setzen wir einen Haken dran. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass wir wirklich alles erhalten haben, was wir brauchen, um die Zielsetzung des Workshops zu erfüllen.